Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam
aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan,
yaitu :
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang
berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan
pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang
berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan
pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang
berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang
berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi
mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian
dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan
akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data
transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita
magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar
umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi,
dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan
peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang
berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan
dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip
berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian
Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan
laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem
ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi
komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya
dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian
Umum
Pengendalian umum yang sesuai adalah :
1. Organisatoris, fungsi membukukan lembar
jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan
lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum.
2. Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya
atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar
umum.
3. Pelaksanaan operasional, yang mencakup
jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan
secara jelas.
4. Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk
sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti (a) mengharuskan petugas
memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan
terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan
audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke
pita magnetik pendukung.
Pengendalian
Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut
yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada
umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor
disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor
perkiraan, diperiksa akurasinya :
· Dalam sistem manual, petugas buku besar umum
melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman
prosedur.
· Dalam sistem berdasarkan computer,
pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri
jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan
oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
· Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan
oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
· Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer
lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian
tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan
dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
· Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar
jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada
terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara
langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap
entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri
jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali
yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk
memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan
secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah
benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada
lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum
disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total
diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum
direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar
pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk
dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan
laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku
besar umum dikaji oleh auditor internal.
Laporan
Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem
buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan
keuangan, dan laporan manajerial.
Bagan
Perkiraan Berkode
Buku besar disusun berdasarkan fondasi yang
dikenal sebagai bagan perkiraan. Yang paling cocok untuk mengkodean bagan
perkiraan, yaitu : kode blok dan kode kelompok.
Daftar Pustaka
:
Accounting Information System, Marshall B.
Romney and Paul Jhon Steinbart, Edisi 8
