- Konsep Manajemen Informasi dalam perusahaan
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik seperti surat, memorandum, dan laporan yang ditulis, pernyataan dan nota yang disiapkan, catatan dan rekaman, lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang pengetahuan yang luas.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang pengetahuan yang luas.
- Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan
Keunggulan kompetitif dalam opersional perusahaan dapat dibangun jika salah satu dari tiga bagian disiplin nilai ini dipakai :
- Operasional prima (operational excellence)
Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan.
- Keakraban dengan pelanggan (customer intimacy)
Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor.
maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya.
- Produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership)
Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
- Strategic Uses of Information Technology
Dua tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan-perusahaan yang beroperasi di lebih dari satu industri adalah:
(1) pencapaian posisi keuntungan berkelanjutan dengan mengadopsi strategi diversifikasi
(2) pengelolaan sebuah "konglomerasi" dari berbagai perusahaan bisnis.
a. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
b. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan
c. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya
Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi Informasi adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).
Earl membedakan antara strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi(Earl, 1997). Strategi Sistem Informasi menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi Sistem Informasi adalah menjawab pertanyaan “apa ?”. Sedangkan strategi Teknologi Informasi lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.
Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda.
Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif.
Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal organisasi, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan organisasi, yang kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi yang didrive dari tujuan organisasi telah semuanya teridentifikasi.
- Membangun Customer Focused Bisnis
Yang harus menjadi perhatian utama adalah komponen apa saja yang diperlukan oleh perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.
1. pemasaran dan penjualan.
Seringkali usaha baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya menurun. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi,mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.
2. produksi.
Walaupun demikian,disarankan agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan proyek. Manajer Proyek ini sifatnya temporer: ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi. Namun dalam pekerjaannya , Manajer Proyek membawahi seluruh tim produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke klien.
3. Administrasi dan Keuangan.
Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice, penagihan, pembayaran dan permasalahan keuangan termasuk mengatur cash flow dan membayar gaji karyawan.
Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh masing-masing satu orang. Direksi cukup satu saja. Demikian pula komisaris.
Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh masing-masing satu orang. Direksi cukup satu saja. Demikian pula komisaris.
Perusahaan baru sebaiknya cukup mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan perusahaan, jika dirasa perlu melakulan reorganisasi, lakukan saja. Ingat: salah satu daya hidup perusahaan kecil ada pada fleksibilitas organisasinya. Oleh karena itu, manfaatkan daya hidup ini sebaik mungkin.
- Value Chain & Strategic Information System
Sistem informasi dalam suatu organisasi perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Pada setiap proses bisnis membutuhkan data atau informasi dan juga akan menghasilkan data. Semua sumber daya informasi ini tidak akan berarti jika tidak dikelola dalam suatu sistem informasi yang baik. Perkembangan bisnis A dan meningkatnya tingkat persaingan bisnis akan menuntut sistem informasi yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Pihak manajemen A memiliki rencana mengembangkan sistem informasi baru. Dengan memiliki sistem informasi yang baru, A berharap dapat meningkatkan kinerja operasional bisnisnya dan secara tidak langsung dapat lebih unggul dalam bersaing dengan kompetitor. Pengembangan sistem informasi yang baru membutuhkan suatu perencanaan sistem teknologi informasi. Pembuatan perencanaan strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi. Pada tahap awal penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi. Tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap berikutnya dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Analisis bisnis yang dilakukan adalah analisis 5 competitive forces model Porter, analisis Strength Weaknesses Opportunity Threaths (SWOT), analisis value chain. Analisis sistem teknologi informasi yang dilakukan adalah analisis Information System Strategic Grid model McFarlan dan analisis kesenjangan. Bagian akhir analisis dilengkapi dengan rekomendasi strategi untuk pengembangan sistem teknologi informasi. Perbandingan antara kondisi sistem teknologi informasi A dan kedua kompetitornya, yaitu SHR dan PLY, dari segi teknis dan spesifikasinya adalah tidak jauh berbeda.
Berdasarkan analisis bisnis, A harus memperbaiki kondisi internal organisasi dan mengembangkan sistem teknologi informasi sebagai salah satu kekuatan internal dalam bisnis A. Berdasarkan analisis sistem teknologi informasi, aplikasi bisnis yang akan dikembangkan nanti harus masuk dalam grid (analisis Information System Strategic Grid model McFarlan) Strategic, High Potentials, dan Key Operational. A juga harus menyiapkan sumber daya manusia dalam bidang teknologi informasi yang memiliki kemampuan dan keahlian sesuai dengan lingkungan pengembangan untuk aplikasi yang baru. A direkomendasikan agar menjalankan strategi fokus dalam mengembangkan sistem teknologi informasi, yaitu dengan mengembangkan aplikasi bisnis yang handal dan aman serta didukung dengan infrastruktur teknologi informasi yang sesuai kebutuhan. Strategi ini dijalankan dengan tetap memperhatikan komponen biaya dan waktu pengembangan sistem.
Berdasarkan analisis bisnis, A harus memperbaiki kondisi internal organisasi dan mengembangkan sistem teknologi informasi sebagai salah satu kekuatan internal dalam bisnis A. Berdasarkan analisis sistem teknologi informasi, aplikasi bisnis yang akan dikembangkan nanti harus masuk dalam grid (analisis Information System Strategic Grid model McFarlan) Strategic, High Potentials, dan Key Operational. A juga harus menyiapkan sumber daya manusia dalam bidang teknologi informasi yang memiliki kemampuan dan keahlian sesuai dengan lingkungan pengembangan untuk aplikasi yang baru. A direkomendasikan agar menjalankan strategi fokus dalam mengembangkan sistem teknologi informasi, yaitu dengan mengembangkan aplikasi bisnis yang handal dan aman serta didukung dengan infrastruktur teknologi informasi yang sesuai kebutuhan. Strategi ini dijalankan dengan tetap memperhatikan komponen biaya dan waktu pengembangan sistem.
- Re-engineering Bussiness Process
Adalah pemikiran ulang fundamental dan disain ulang radikal suatu proses bisnis organisasi yang akan mengarahkan organisasi untuk mencapai peningkatan kinerja bisnis secara dramatis.
Hal ini dilakukan karena perusahaan menghadapi banyak kendala dan permasalahan dalam menyelenggarakan kegiatan bisnisnya.Permasalahan yang dihadapi secara umum adalah belum dimanfaatkannya secara optimal potensi yang ada maupun belum diciptakannya peluang baru bagi potensi tersebut. Secara operasional permasalahannya terletak pada belum tercapainya QCD (Quality., Cost dan Delivery) bagi produknya.
- Menciptakan Virtual Company
Menciptakan produk sendiri untuk mendukung kesuksesan suatu perusahaan.
- Membangun Knowledge Creating Company
Mungkin belum banyak yang mendengar tentang Knowledge Management yang biasa disingkat KM. KM memang belum memiliki definisi formal. Tapi secara konseptual, KM merupakan kegiatan organisasi dalam mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai strateginya ada penyaluran pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, hingga mereka bisa saling berinteraksi, berbagi pengetahuan dan mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari demi peningkatan kinerja organisasi.
Dalam Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :
1. Important knowledge in Company :
-Cara menghadapi persaingan global.
-Cara menjaga kepuasan pelanggan.
-Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
-Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.
-Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.
2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :
-Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam
database Lego Group sejak tahun 1950.
-Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone
senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea
Selatan, dan Australia
dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan
efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.
