Dokumentasi Sistem Informasi

Kelompok : Fitri Martina, Fitria Nurhayati, Santy Nur P, Siti Fathonah, Suci Suko R, Wiwin Fitriani A

Kelas : 3DB13

Sumber : Buku Accounting Information Systems

Pengarang : Gelinas, Oram and Wiggins

Abstrak 
Bab ini mengajarkan anda menyiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek dari sistem informasi. Kita tunjukan anda bagaimana menggambar diagram alur data dan flowchart untuk menggambarkan logika dan komponen fisik dari sistem informasi. Kita juga menjelaskan  kamus data. Entri di kamus data menyangkup keterangan data, file, dan proses dalam sistem informasi. Ketika anda selesai belajar bab ini, anda seharusnya dapat menguraikan beberapa kemudahan dalam penyiapan dan menggunakan dokumentasi sistem informasi.

Tujuan Pembelajaran 

• untuk membaca dan ealuasi dokumentasi system informasi 
• untuk menyiapkan data flow diagram dan flowchart sistem dari narasi 
  
  

Perkenalan
Kami memperkenalkan diagram alur data, sistem flowchart dan kamus data dalam bab ini, dan kami tunjukan bagaimana membaca dan menyiapkannya. kemudahan dengan tools ini seharusnya membantu anda membaca sistem dokumentasi untuk mengerti dan mengevaluasi sebuah sistem informasi. Anda tidak bisa mencapai pembelajaran objektif pada bab ini  dengan biasa membaca dan metode belajar. Oleh sebab itu, anda tidak bisa menjadi pengamat pasif di proses ini. Anda mesti bekerja sama dengan kita sesuai kita demonstrasikan tools ini. Lebih lanjut, anda harus latihan dengan tools ini untuk mengembangkan kemampuan anda.

Auditor, analisis sistem, murid-murid dan pihak yang berkepentingan lainnya menggunakan dokumentasi untuk mengerti, menjelaskan dan memperbaiki sistem informasi kompleks.

Pertama, pertimbangkan "tipikal" sistem informasi. Asumsikan bahwa sistem ini adalah berbasis komputer, mempunyai jumlah terminal terhubunh melalui hubungan telekomunikasi,yang digunakan oleh lusinan orang didalam dan diluar organisasi, ratusan program yang melakukan fungsi untuk hampir setiap departemen di organisasi, ribuan proses transaksi dan ratusan permintaan manajemen informasi dan orang di seluruh organisasi menyiapkan input dan mendapatkan sistem output.     Untuk sistem tersebut, kita membutuhkan "gambar daripada keterangan narasi, untuk "melihat" dan menganalisa semua input dan output. Contohnya, dengan sistem flowchart, kita bisa menganalisa aliran dokumen melalui operasi, manajemen dan sistem informasi. dan kita bisa mengerti siapa yang mendapatkan output dan dimana mereka mendapatkannya. Barangkali analisa kita akan menuntun perbaikan sistem. Kita yakin itu, setelah menyiapkan dan menggunakan sistem informasi dokumentasi, anda akan setuju bahwa diagram alur data dan flowchart jauh lebih efisien (dan efektif) dari narasi untuk bekerja dengan sistem yang kompleks. Aplikasi dari tools ini, bahkan pada sistem yang relatif sederhana digambarkan di buku ini, harus meyakinkan anda tentang fakta ini.
 

Di samping menggunakan dokumentasi untuk mengerti dan memperbaiki sistem, sebuah organisasi bisa menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Contohnya, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan melatih pegawai. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi sehingga mengerti sistem dan mengevaluasi sistem kontrol. kita akan menggunakan tools dokumentasi seluruh sisanya dibuku. Jika anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari tools ini dan latihan menggunakannya, usaha anda akan dihargai oleh peningkatan pemahaman anda tentang bab berikut.

Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah perwakilan grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sistem; alur data diantara komponen-komponen; dan sumber-sumber, tujuan-tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukan 4 simbol yang digunakan di DFD. Pelajari simbol dan definisi mereka sebelum membaca. Catatan : lingkaran tersebut dapat berupa sebuah entity di diagram alur data fisik atau proses di diagram alur data logika.

Gambar 3.1 Simbol diagram alur data (DFD)

Tipe-Tipe Diagram Alur Data

Diagram Konteks

Gambar 3.2 adalah contoh tipe pertama dari DFD, diagram konteks. Diagram konteks adalah diagram tingkat atas dari sistem informasi yang menjelaskan alur data pemasukan dan pengeluaran sistem dan pemasukan dan pengeluaran entity eksternal.
 

Ayo gunakan gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa pernyataan hubungan sistem. Di waktu yang sama, kita bisa sadar pentingnya diagram konteks. Lingkaran di diagram konteks mendefinisikan batasan sistem. Batasan adalah tepi antara "kepentingan sistem" dan lingkungan sistem. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sistem, sedangkan entity di diagram konteks menunjukan lingkungan yang terkait. Lingkungan yang terkait adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "kepentingan sistem" karena sistem ditetapkan. Contohnya, di gambar 3.2, hanya pelanggan dan bank yang merupakan lingkungan yang terkait. Kita bisa memasukan penyewa sebagai sumber dari pembayaran sewa ? Ya--- dan, jika kita melakukannya, diagram konteks akan memasukan "penyewa" ke kotak entity dan alur data menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep sistem akhir kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah alur yang menghubungkan sistem dengan lingkungan sistem. Di gambar 3.2, "Pembayaran" dan "Simpanan" adalah antarmuka. Sambungan diantara komponen sistem (yaitu, diantara subsistem) juga antarmuka.

Gambar 3.2 Diagram Konteks

Digram Alur Data Fisik

Diagram alur data fisik adalah perwakilan bergambar dari pertunjukan system, system internal dan entity eksternal dan alur data masuk dan keluar dari entity ini. Entity internal adalah orang, tempat (contoh, departemen) atau mesin (contoh, komputer) di dalam system yang mengubah data. Oleh sebab itu DFD fisik merinci dimana, bagaimana dan oleh siapa proses system sempurna. DFD fisik tidak memberitahu kita apa yang sempurna. Contoh, gambar 3.3 kita melihat “juru tulis sales” mendapatkan uang dari pelanggan dan mengirim uang bersama dengan daftar pita ke “kasir” jadi kita bias melihat kemana uang pergi dan kita lihat bagaimana tanda terima uang ditangkap (yaitu, daftar pita) tapi kita tidak tahu pasti, apa yang sudah digunakan oleh juru tulis sales.

Perhatikan, DFD fisik lingkaran berlabel dengan kata benda dan bahwa alur data yang diberi  label menunjukan bagaimana data memancarkan diantara lingkaran. Contohnya, juru tulis mengirim “form 66W” ke pembukuan. Juga, lihat lokasi file menunjukan tepat dimana (“pembukuan”) dan label file menunjukan bagaimana ( “ blue sales book”) system mengendalikan catatan penjualan.

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Logis
Data Flow Diagram Logis adalah gambaran representasi dari sistem yang menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari proses. Kami menggunakan DFD Logis untuk mendokumentasikan sistem informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem (tugas yang sedang dilakukan sistem) tanpa harus menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa tugas dapat diselesaikan. 

Keuntungan dari DFD Logis (dibandingkan dengan DFD Fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem. Lihat, misalnya Gambar 3.4, di mana label pada data flow menggambarkan sifat dari data, bukan bagaimana data ditransmisikan. Apakah "Pembayaran" dilakukan dalam bentuk cek, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah "Jurnal Penjualan" sebuah buku, kartu, atau file komputer? Sekali lagi kita tidak tahu. Apa yang kita tahu adalah pembayaran telah diterima, diverifikasi untuk keakuratan, tercatat dalam jurnal penjualan dan disimpan di bank. Jadi, sebuah DFD Logis menggambarkan kegiatan suatu sistem, sedangkan DFD Fisik menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita membutuhkan kedua gambar tersebut untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)

Jadi, perhatikan bahwa proses dalam Gambar 3.4 diberi label dengan "kata kerja" yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak dilabeli dengan "kata benda" yang kita lihat dalam DFD Fisik. 

Gambar 3.4 adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2. Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu, diagram konteks, DFD Logis, dan DFD Fisik, berarti DFD sudah benar. 

Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan atau "perincian" dari DFD Fisik disebut partisi top-down dan ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang. 

Gambar 3.5 Set DFD seimbang

Catatan :

1. Tidak ada diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar (tidak bisa dikembangkan lebih jauh)

2. Berasumsikan bahwa bulatan  1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1, 3.1.2, dan 3.2 adalah merupakan proses dasar.

Menggambar Data Flow Diagram

Kami menggunakan DFD dengan dua cara utama. Kita dapat menggambar mereka untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuat mereka dari awal ketika mengembangkan sistem baru. Pembangunan DFD untuk sistem baru akan dijelaskan dalam bab pengembangan sistem (bab 15 hingga 19). Di bagian ini, kami menggambarkan proses untuk menurunkan satu set DFD dari sebuah narasi dari sistem yang sudah ada.

Narasi

Gambar 3.6 berisi narasi menggambarkan sistem penerimaan kas untuk Perusahaan Causeway. Kolom pertama menunjukkan jumlah ayat; kolom kedua berisikan nomor baris untuk teks narasi. Kami jelaskan di sini metode teratur untuk menggambar DFD untuk sistem Causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama, melakukan setiap langkah seperti yang diarahkan, dan tidak membaca atau melihat ke depan.

Selama anda mengikuti kami, anda mungkin ingin menggambar diagram di atas kertas flowcharting atau kertas grafik. Selain itu, DFD Anda (dan diagram alur) akan memiliki penampilan yang lebih profesional jika Anda menggunakan template flowcharting. Template flowcharting adalah sebuah plastik di mana simbol charting berbagai aplikasi (seperti lingkaran, kotak dan persegi panjang) telah dipotong. Dengan menyediakan sarana untuk melacak simbol charting, template mempercepat gambar anda dan mempromosikan teknik membuat chart yang baik.

Tabel entitas dan kegiatan

Langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan kegiatan. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan lebih cepat dan lebih akurat dari DFD dan flowchart sistem karena menjelaskan informasi yang terdapat dalam narasi dan membantu kita untuk mendokumentasikan sistem dengan benar.

Untuk memulai meja entitas dan kegiatan anda, melalui narasi baris demi baris dan menempatkan sebuah kotak di sekitar kejadian pertama dari setiap entitas internal dan eksternal. Setelah Anda telah menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar di kolom pertama dari tabel 3.1. lihat bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" pada baris 3 dan "petugas" pada baris 5.

Gambar 3.6 Narasi Dari Sistem Lintasan Penerimaan Kas

Tabel 3.1 Entitas dan kegiatan untuk penerimaan kas Causeway

Karena terminal tidak muncul untuk melakukan pengolahan apapun, tetapi tampaknya menjadi bagian dari komputer pusat. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar entitas dan daftar di kolom pertama dari tabel 3.1.

Selanjutnya siapkan tabel entitas dan kegiatan Anda melalui narasi dan lingkaran setiap kegiatan yang dilakukan. Darimana kegiatan itu berasal, diubah, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam narasi. Daftar kegiatan pada entitas adalah yang melakukan aktivitas. setelah Anda memiliki semua kegiatan yang tercantum, berikan berturut-turut nomor setiap aktivitas. Bandingkan daftar kegiatan ke dalam tabel. Perhatikan bahwa terdaftar baik 7 kegiatan dan kegiatan 8. Mungkin kegiatan 7 berkaitan dengan aktivitas 8 sehinggal tidak perlu dicatat. Namun, lebih baik untuk mendaftarkan kegiatan yang ragu-ragu tersebut daripada melewatkannya. Melihat bagaimana kita terdaftar 15 aktivitas, ditemukan pada baris 23 dan 24 --- kita dapat merubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu" sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di pada entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca, periksa kembali daftar kegiatan hingga sesuai dengan data pada tabel.

Menggambar Diagram Konteks

Kami tidak siap untuk menggambar diagram konteks. Karena diagram konteks terdiri dari lingkaran saja, kita dapat mulai diagram konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas kami. Selanjutnya, kita harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam table 3.1 bersifat eksternal dan akan menjadi sumber atau tenggelam, dan yang bersifat internal ke sistem.

Pedoman 1

 Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih pengolahan.

Informasi kegiatan pengolahan adalah mereka yang kegiatan mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan dokumen, entri data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan, perhitungan, dan rangkuman. Data pengiriman dan penerimaan tidak informasi kegiatan pengolahan karena mereka tidak mengubah data.

Untuk mengetahui mana entitas melakukan kegiatan pengolahan informasi tidak ada, kita harus memeriksa tabel entitas dan kegiatan dan menghilangkan kegiatan yang tidak proses kegiatan informasi. Pergi melalui meja Anda entitas dan kegiatan dan mencoret semua kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi.

Pedoman 2

Sertakan hanya rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali rutinitas atau rutinitas kesalahan pada diagram konteks, DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis. Karena kegiatan 15 hanya terjadi ketika data pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat ini.

Tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan dieliminasi dicoret, sekarang harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan proses dan informasi bahwa pelanggan, bank, dan buku besar kantor.

Pedoman 3

Termasuk pada semua dokumentasi sistem (dan hanya) kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem . Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem-lintas uang tunai penerimaan custemer, bank, dan kantor buku besar - Anda harus mengambil tiga kotak di atas kertas Anda mengelilingi gelembung konteks satu. Selanjutnya, menggambar dan label arus data yang menghubungkan entitas eksternal dengan gelembung. Karena logis (versus fisik) label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan label logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk label gelembung konteks. Tulis label deskriptif yang mencakup pengolahan yang terjadi dalam sistem. Label kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem lintas - yaitu, reccipt kas dari sumber lain.

Gambar 3.7 adalah diagram konteks jalan lintas selesai. bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan menyelesaikan setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. Panduan yang berikut berlaku.

Pedoman 4

Ketika beberapa entitas beroperasi identik, menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua.

Menggambar Diagram fisik saat Data Flow

Untuk menjaga DFD fisik saat ini seimbang dengan diagram konteks, DFD Mulai saat ini fisik Anda dengan menggambar tiga entitas exrenal dari diagram konteks dekat tepi kertas sepotong. Selanjutnya, menggambar dan label setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Biarkan tengah halaman, di mana kita akan sketsa sisa diagram, sebagai kosong mungkin. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan sarana yang aliran dicapai. Misalnya, pembayaran dari pelanggan sekarang harus diberi label "Cek dan saran pengeluaran uang".

Karena setiap entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi gelembung dalam DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi empat gelembung: masing-masing untuk bagian surat-surat, kasir, piutang, dan komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat gelembung dengan terlebih dahulu menggambar gelembung pada diagram kita yang menghubungkan sumber dan tenggelam. Selama proses ini, Anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "kirim" dan "Menerima" dan kegiatan timbal balik tersirat. Misalnya, aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan saran pengiriman uang.

Gambar 3.7 Lintasan Diagram Konteks

Seperti yang dikatakan sebelumnya, implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirimkan" barang-barang. Menggambar dan label gelembung ruang surat, gelembung piutang, dan gelembung kasir. Gunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga gelembung untuk yang berhubungan dengan entitas eksternal.

Untuk melengkapi DFD fisik, kita harus melewati beberapa tabel entitas dan aktivitas utama sekali lagi dan menarik semua entitas yang tersisa dan arus. Ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang. Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa penagih piutang memasukkan data ke dalam komputer. Gambarlah gelembung komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke piutang. Untuk melakukan aktivitas 9, piutang harus menerima laporan dari komputer. Menggambar dan label satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran). Untuk melakukan aktivitas 11, kasir harus menerima slip setoran dari komputer. Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga catatan faktur terbuka dapat diambil. Menarik piutang master file dan aliran dari file ke komputer gelembung. Perhatikan bahwa label pada file menunjukkan bahwa media penyimpanan fisik disk. Kami menggambar aliran hanya dari file karena permintaan data tidak aliran data. Oleh karena itu, kita tidak menunjukkan permintaan untuk catatan faktur terbuka. Pergerakan catatan keluar dari file dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Juga, perhatikan bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file induk piutang rekening langsung ke gelembung piutang. Karena piutang master file adalah file komputer, hanya komputer dapat membaca atau menulis file tersebut.

Karena catatan faktur terbuka harus dibaca ke dalam komputer, diperbarui dan kemudian membaca kembali ke akun master file piutang., Aktivitas 14 membutuhkan aliran data dari dan ke akun master file piutang. (Kami menarik aliran data dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk rekaman log dan bahwa kita menarik data dari komputer ke file, di mana aktivitas 16 mengharuskan kita menggambar aliran dari file log. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan menunjukkan dalam kegiatan 18 dan 19, kita perlu untuk menarik arus dari kedua file ke komputer. Anda mungkin berterima kasih bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak diperlukan. Kami menawarkan saran dari sebuah panduan.

Pedoman 5

untuk kejelasan, menggambar aliran data untuk setiap aliran masuk dan keluar af file.

Angka 3.8 adalah DFD causeway selesai fisik saat ini. bandingkan dengan diagram dan, sebelum membaca pada, menyelesaikan segala perbedaan. Anda harus menyadari bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. file ini, tidak disebutkan dalam cerita, telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa casshier harus berpegang pada batch cek sampai slip setoran dicetak pada terminal.we komputer menawarkan pedoman berikut:

pedoman 6

jika file secara logis diperlukan (yaitu, karena adanya keterlambatan antara proses), termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak disebutkan dalam cerita.

harus kita menarik file untuk menunjukkan bahwa batch saran remittance dan total batch yang dipertahankan dalam piutang sampai laporan komputer yang diterima? kita bisa. Anda harus menggunakan pedoman 6 hati-hati, bagaimanapun, sehingga Anda tidak menarik ini DFD yang berantakan dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu menggunakan penilaian Anda.

menggambar diagram logis saat ini aliran data

DFD logis saat ini menggambarkan kegiatan logis yang dilakukan dalam sistem. karena tingkat 0 s DFD menggambarkan pengelompokan tertentu dari kegiatan logis, kita mulai tingkat 0 DFD dari menghitung activiteis dalam sistem, kemudian, kami kelompok kegiatan tersebut. jika Anda telah mengikuti bersama kami, Anda

sudah memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan dalam DFD tingkat 0. Anda tahu apa yangdaftar itu? kegiatan untuk dimasukkan dalam tingkat 0 DFD adalah kegiatan yang tersisa di meja entitas dan kegiatan, meja 3.1, setelah kami harus menghapus semua non-informasi kegiatan pengolahan. daftar kami meliputi kegiatan 2,3,4,8,9,11,13,14,16,17,18 dan 19. ingat bahwa, saat ini, kita tidak menganggap kegiatan lain karena kegiatan lainnya baik yang dilakukan dalam tindakan lainnya dari normal situasi dan karena itu tidak termasuk pada tingkat 0 DFD, atau hanya mengirim atau menerima data. pedoman severel akan membantu kita untuk mengelompokkan kegiatan.

pedoman 7

kegiatan kelompok jika mereka terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama.

Misalnya, kegiatan 2 dan 3 yang dilakukan di ruang surat oleh petugas sebagai setiap pembayaran diterima.

Aliran Data Diagram

pedoman 8

kegiatan kelompok jika mereka terjadi pada saat yang sama tapi di tempat yang berbeda.

misalnya, aktivitas 11 dilakukan oleh kasir "segera" setelah komputer mencetak slip setoran dalam kegiatan 16.

pedoman 9

kegiatan kelompok yang tampaknya logis terkait, untuk menghilangkan satu-aktivitas gelembung sedapat mungkin.

pedoman 10

untuk membuat DFD dibaca, gunakan antara lima dan tujuh gelembung.

kami telah menemukan bahwa kita dapat mengikuti panduan ini lebih mudah jika kita "semacam" tingkat 0 kegiatan. meskipun ada beberapa cara untuk mengurutkan kegiatan, pemilahan kronologis menyebabkan lebih cepat untuk solusi. cobalah memilah kegiatan dalam urutan kronologis, kemudian meninjau tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat daftar diurutkan datang ke kita. menyelesaikan perbedaan sebelum pindah.

Sekarang, cobalah bracketing kegiatan dalam tabel 3.2 sebagai Anda percaya bahwa mereka harus dikelompokkan. Misalnya, jika kita menerapkan pedoman 7 (yaitu, waktu yang sama dan tempat yang sama), kita bisa menggabungkan kegiatan 2 dan 3; activities13, 1 4, dan 17;

TABEL 3.2 kegiatan logis (diurutkan secara kronologis) untuk sistem penerimaan kas

Dan kegiatan 18 dan 19. Meskipun ini akan memberikan solusi yang memuaskan, akan ada delapan gelembung, dan akan ada gelembung beberapa yang hanya berisi satu kegiatan. Karena kita memilih untuk tidak memiliki satu kegiatan gelembung sampai kita sampai ke tingkat terendah DFD, kita lanjutkan dengan pengelompokan lanjut.

Jika kita menerapkan pedoman 8 (yaitu, waktu yang sama tetapi tempat yang berbeda) untuk pengelompokan sebelumnya, kita bisa menggabungkan kegiatan 8 dan 13, 14 dan 17, 16 dan 11, dan 9, 18 dan 19 Solusi ini juga baik-baik saja, dan sedikit lebih baik dari solusi pertama kami karena kami sekarang memiliki lima gelembung dan kami hanya memiliki satu single-kegiatan gelembung.

Jika kita menerapkan pedoman 9 (yaitu, kegiatan logis terkait), kita dapat menggabungkan kegiatan 2, 3, dan 4. Meskipun hal ini membuat kita dengan hanya empat gelembung solusi ini unggul dua yang pertama karena kita tidak memiliki satu aktivitas gelembung.

Singkatnya, kelompok kami adalah

• Kelompok 1: kegiatan 2, 3, 4
• Kelompok 2 : kegiatan 8, 13, 14, 17
• Kelompok 3 : kegiatan 16, 11      
• Kelompok 4 : kegiatan 18, 19, 9

Setelah Anda memilih kelompok Anda, berikan masing-masing kelompok sebuah nama yang menggambarkan aktivitas logis dalam kelompok dan menarik contoh DFD. Sebagai contoh  kami melebelkan gelembung 1.0 "penerimaan kas menangkap" karena yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran mengetik ke dalam komputer. Kami label bubble "koleksi Rekam pelanggan" 2.0 karena kegiatan dalam catatan 2,0 gelembung pembayaran pada file piutang master.

Untuk menggambar DFD logis, Anda harus mulai dengan cara yang sama yang Anda mulai menggambar DFD fisik saat ini. Gambarkan entitas eksternal dekat tepi kertas. Menggambar dan label mengalir ke dan dari entitas eksternal, sementara meninggalkan pusat halaman kosong untuk menerima sisa iagram tersebut. Karena ini adalah DFD logis, data yang mengalir ke dan dari entitas harus memiliki deskripsi logis (misalnya, deskripsi digunakan pada Selesaikan setiap perbedaan diagram Anda akan terlihat seperti itu dalam gambar 3.9 jika Anda menggunakan pengelompokan kami jelaskan.. Banyak pengelompokan lain yang mungkin dalam pedoman. Setiap kelompok yang berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.

Ringkasan Menggambar Diagram aliran data

Pada bagian ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda menggambar diagram sana. Akhirnya, kami memberikan beberapa pedoman baru untuk menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika kita menarik Lintasan DFD.

Gambar 3.9 Lintasan DFD Logis

Pertama dan terpenting jangan biarkan kekakuan dokumentasi mendapatkan int cara menggunakan diagram untuk memahami sistem. Kami telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu Anda menggambar DFD. Gunakan pertimbangan Anda dalam menerapkan informasi ini.

 Akan ada saat-saat ketika fungsi operasional melakukan kegiatan pengolahan informasi. Sebagai contoh, ketika departemen menerima menyiapkan dokumen yang menunjukkan berapa banyak widget telah diterima, yang primally unit operasi, sedang melakukan aktivitas pemrosesan informasi. Gudang dan departemen pengiriman lainnya operasi unit yang sering melakukan kegiatan pengolahan informasi, pedoman berikut berlaku:

Pedoman 11

Sebuah aliran data harus pergi ke alun-alun entitas operasi pada saat fungsi operasi hanya harus dilakukan oleh entitas tersebut. Sebuah aliran data harus memasukkan gelembung jika entitas operasi adalah untuk performe kegiatan pemrosesan informasi.

Sebagai contoh, ketika sebuah entitas operasi menerima barang, DFD fisik bisa menunjukkan baik "menerima" kotak atau "menerima" gelembung, sedangkan DFD logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau "selesai menerima laporan" gelembung.

Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui gelembung komputer. Tak mungkin ada aliran data yang mundur pada DFD logis. Jika Anda memiliki aliran data akan kembali ke titik pengolahan sebelumnya (yaitu gelembung bernomor lebih rendah), Anda memiliki representasi fisik dari aliran atau proses.

Apakah tidak ada kesempatan ketika proses tidak dapat berjalan sesuai rencana? Ya, ada-dan dalam kasus seperti tindakan yang diperlukan akan ditangani oleh proses yang disebut pengecualian rutinitas atau transaksi yang salah. Pengolahan yang dilakukan di lain-dari normal situasi harus didokumentasikan di bawah 0 tingkat DFD dengan menolak bertopik yang menunjukkan bahwa proses yang luar biasa harus dilakukan. Sebuah rintisan menolak adalah aliran data ditugaskan label "Tolak" yang meninggalkan gelembung tapi tidak pergi ke gelembung lain atau mengajukan tersebut menolak bertopik, yang hanya ditunjukkan di tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan tanpa membawa set diagram tidak seimbang.

Sistem Flowchart

Sebuah flowchart sistem representasi grafis dari sistem informasi, proses, arus logika, input, output, dan file, sebagai sistem operasi entitas, terkait aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi. Mengandung baik manual dan kegiatan komputer, flowchart sistem menyajikan render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana, dan di mana dari informasi dan proses operasional.

Dengan menggabungkan aspek fisik dan logis dari sistem, flowchart sistem memberi kita gambaran yang lengkap dari suatu sistem. DFD fisik dan logis menggambarkan setiap aspek dari sistem. Selain itu, flowchart sistem meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. aspek ini diabaikan dalam DFD. Auditor menggunakan diagram alur sistem untuk memahami sistem dan untuk menganalisis kontrol sistem.

Pengambilan Keputusan

       Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai alternative. Pengertian ini mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan:

Menurut Herbert A. Simon, Proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

•  Kegiatan Intelijen : Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi  keputusan.
•  Kegiatan Desain : Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai  rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.
•  Kegiatan Pemilihan : Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

 Sedangkan menurut Scott dan Mitchell, Proses pengambilan keputusan meliputi:

•  Proses pencarian/penemuan tujuan
•  Formulasi tujuan
•  Pemilihan Alternatif
•  Mengevaluasi hasil-hasil

A. Dasar Pengambilan Keputusan

 1. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi yaitu Pengambilan keputusan yang berdasarkan perasaan          hati yang seringkali bersifat subyektif. Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan            waktu yang singkat, untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan              keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan sepihak dan bersifat perasaan.

 Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini memberikan keuntungan, yaitu :

 a. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.

 b. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan

2. Pengambilan Keputusan Rasional yaitu Pengambilan keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan         rasional berfikir dan lebih bersifat objektif. Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna       pikir. Masalah–masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional.                 Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif dan dapat diukur.

3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman yaitu Pengambilan keputusan yang berdasarkan               pengalaman-pengalaman yang diperoleh sehingga dapat digunakan untuk memperkirakan apa yang               menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya. Keputusan yang berdasarkan               pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis di kemudian hari.

4. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta yaitu Pengambilan keputusan yang dibuat berdasarkan data empiris dan fakta nyata sehingga dapat memberikan keputusan yang valid sehingga tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan dapat lebih tinggi. Istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan.

 5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang yaitu pengambilan keputusan yang berdasarkan atas wewenang/kedudukan yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi pemimpin. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.

Pengendalian Intern

         Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Pengendalian intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).

Elemen-elemen Pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

A. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

     Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini sangat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. pengendalian internal dan pengendalian manajemen: 

1. pengendalian internal

a. pengendalian manajemen terdiri dari pengendalian intern dan ekstern

b. lebih menekankan pada tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendalian manajemen untuk mencapai     tujuan

c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.

2. pengendalian manajemen

a. mengendalikan terrdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi

b. menekankan pada pengendalian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan melakukan pencatatan     akuntansi memadai 

c. meliputi akuntansi meningkatkan efektifitas dan efesiensi dan taat pada hukum yang berlaku.

B. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

     Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

C. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

    Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

•   Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
•   Pelimpahan tanggung jawab.
•  Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
•  Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

D. Pemantauan (Monitoring)

     Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

E. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

    Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

Pengendalian Intern

         Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Pengendalian intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).

Elemen-elemen Pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

A. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

     Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini sangat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. pengendalian internal dan pengendalian manajemen: 

1. pengendalian internal

a. pengendalian manajemen terdiri dari pengendalian intern dan ekstern

b. lebih menekankan pada tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendalian manajemen untuk mencapai     tujuan

c. meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.

2. pengendalian manajemen

a. mengendalikan terrdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi

b. menekankan pada pengendalian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan melakukan pencatatan     akuntansi memadai 

c. meliputi akuntansi meningkatkan efektifitas dan efesiensi dan taat pada hukum yang berlaku.

B. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

     Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

C. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

    Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

•   Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
•   Pelimpahan tanggung jawab.
•  Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
•  Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

D. Pemantauan (Monitoring)

     Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

E. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

    Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.