evolusi dari Computer Based Information System

Evolusi dari Computer Based Information System

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,system informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar

Manfaat dan kendala yang bisa diantisipasi dari perdagangan melalui jaringan elektronik (E-Commerce)

Manfaat yang diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:

• Pelayanan pelanggan yang lebih baik.

• Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.

• Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

• menekan biaya barang dan jasa,

• serta dapat meningkatkan kepuasan konsumen sepanjang yang menyangkut kecepatan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan harganya

• memperpendek waktu produk cycle

• meningatkan Value Chain

• meningkatkan costumer loyality

• dan melebarkan jangkauan.

Secara ringkas keuntungan e-commerce tersebut adalah sebagai berikut:

1. Bagi Konsumen : harga lebih murah, belanja cukup pada satu tempat.
2. Bagi Pengelola bisnis : efisiensi, tanpa kesalahan, tepat waktu
3. Bagi Manajemen : peningkatan pendapatan, loyalitas pelanggan.

Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:

• Jumlah penduduk Indonesia sebanyak 220 Juta jiwa, tetapi jumlah pengguna internet di Indonesia sekitar 5-7 juta orang. Jumlah tersebut belum lagi dipecah menjadi, pengguna aktif, pengguna yang mengerti browsing (karena ada pengguna yang hanya membuka email untuk kebutuhan komunikasi), pengguna yang mengerti e-commerce, atau pengguna pemula. Kalaupun ada kelompok yang mengerti e-commerce, harus dibagi lagi menjadi, berapa orang yang nyaman berbelanja online, berapa orang yang punya kartu kredit, berapa orang yang percaya dengan kualitas, karena barang tidak dilihat lansung.

• Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas.

• Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank.

Model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan

Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).
Jenis- jenis model :

• Model Fisik

          Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau bentuk nyata. Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang menggambarkan bagaimana hasil akhir produk tersebut.Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan masalah manajemen.

• Model Naratif

         Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif.Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model naratif yang populer adalah komunikasi bisnis. 

•  Model Grafik

           Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis, simbol, atau bentuk disebut model grafik. Kebanyakan digunakan di dunia bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik keuangan perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yg digunakan oleh sistem analis dan programmer yang bersifat grafik, seperti bagan arus (flowchart ) dan diagram arus data (data flow diagram).

• Model Matematika

          Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika. Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik  yang tiga dimensi, hal  ini disebabkan oleh sifat model matematika yang multidimensional

Model inipun mempunyai kemampuan prediksi
Kelebihan :
Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol matematis
tentu dapat mengerti model tsb)
Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan
Contoh : BEP = TFC / P - C

KEGUNAAN MODEL

1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan entitas
akan lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajikan dalam
bentuk yang telah disederhanakan.
2. Mempermudah Komunikasi
Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang
telah mengertii makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan
matematika entitas tersebut.
3. Memperkirakan Masa Depan
Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya dalam
menggambarkan entitas membuatnya dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat
disediakan oleh modelmodel yang lain.

MODEL SISTEM UMUM

Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

SISTEM FISIK

Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.
1. Arus Material
Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material
ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses
transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk
kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.
2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber
daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka
terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun tak langsung.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama.
Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk,
input, pemrosesan, dan output.
4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang
memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan
pinjaman dan juga pemerintah.

SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang
dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah
sangat dibutuhkan.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

Konsep Management by Exception 

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan seorang manajer dalam membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan masalah yang spesifik pula.
Tahapan dalam pengambilan keputusan yaitu:
1). Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).
2). Tahap Perancangan yaitu sebuah proses pengembangan, analisis dan pencarian alternatif tindakan atau solusi yang mungkin untuk di ambil/ dilakukan (Identifikasi dan mengevaluasi alternatif).
3). Tahap Pemilihan yaitu sebuah proses pemilihan salah satu alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perancangan untuk menentukan arah tindakan dengan memperhatikan kriteria-kriteria berdasar tujuan yang dapat dicapai pada tahap berikutnya (memlih solusi terbaik).
4). Tahap Penerapan yaitu sebuah proses untuk melaksanakan dan menerapkan alternatif tindakan yang dipilih untuk menyelesaikan permasalahan yang telah di identifikasi (menerapkan solusi dan membuat tindak lanjut).

Berbagai jenis keputusan ialah keputusan tak terprogram, terprogram, dan semi terprogram.
Berbagai jenis masalah yang ada yaitu masalah terstruktur (terdapat 3 tahap yaitu pemahaman, perancangan, dan pemilihan), masalah tidak terstruktur (tidak terdapat dalam 4 tahap), dan masalah semi terstruktur.
Keharusan DDS yaitu Membantu manajer dalam membuat keutusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur, mendukung penilaian manajer, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer dari hanya sekedar efisiensi.
Model DSS dimana terdapat database yang isinya digunakan oleh Perangkat Lunak Penulisan Laporan (menghasilkan laporan periodik maupun khusus), Model Matematika (menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen), dan Perangkat Lunak GDSS.
Perangkat lunak penulisan laporan
Laporan periodik = disiapkan sesuai jadwal
Laporan khusus = disiapkan ketika sesuatu yang luar biasa terjadi
Menyatukan Management by Exception ke dalam laporan
à konsep yang memungkinkan manajer hanya memperhatikan aktifitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen
Dapat disatukan dalam satu laporan melalui 4 cara :
1). Menyiapkan laporan hanya jika terjadi perkecualian
2). Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian
3). Mengelompokkan perkecualian bersama-sama
4). Menunjukkan varians dari normal
Perangkat lunak GDSS memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja bersama-sama sebagai satu kelompok untuk mencapai solusi. Pemecah masalah dapat mewakili sebuah komite atau tim proyek, para anggota kelompok dapat berkomunikasi secara langsung atau melalui GDSS.
GDSS adalah Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam satu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interfase bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
Proses yang terjadi pada GDSS :
1. Mengorganisasi pendapat yang muncul dalam kelompok
2. Mengumpulkan informasi
3. Mengurutkan berdasar prioritas
4. Mengumpulkan aspek-aspek pendukung
Otomasi perkantoran (Office Automation) Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan (siapa saja yang menggunakan OA). Kelompok pemakai OA adalah pekerja terdidik (manajer dan profesional), sekretaris, dan pegawai administrasi. Tujuan dari OA ialah mengurangi biaya administrasi, pemecahan masalah, dan pelengkap serta bukan pengganti. Beberapa contoh aplikasi OA yaitu pengolahan kata, E-mail, voice mail, kalender elektronik, konferensi audio/video, konferensi komputer, PAX, imaging, dan dekstop publising.
Pengolahan kata yaitu Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang berkaitan dengan penyiapan dokumen yang tercetak.
Surat elektronik /E-mail ialah Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminak komputer dan alat penyimpanan.
Voice mail ialah Pengiriman pesan dengan mengucapkan ke dalam telepon, dan pesan yang telah terkirim, oleh penerima dapat diambil melalui telepon juga.
Kalender elektronik Penggunaan jaringan komputer untuk membuat, menyimpan dan mengambil agenda pertemuan (jadwal kerja).
Konferensi audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
Daya tarik konferensi audio :
1. Biaya relatif murah bagi perusahaan
2. Orang-orang merasa nyaman berbicara
3. Butuh beberapa menit saja untuk menyiapkan peralatan
Keefisiensian sebuah konferensi audio :
1. Di tunjuk moderator (orang yang mengkoordininasi jalannya konferensi)
2. Jumlah peserta dibatasi (< 6 orang)
3. Ada hasil dari pembicaraan yang dibagikan keseluruh peserta atau rekaman konferensi     harus disimpan
4. Setiap peserta yang akan bicara harus meng-identifikasi dirinya
Penggunaan peralatan komunikasi suara dan gambar untuk membuat suatu hubungan audio-video diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.